プロジェクトを成功に導くPMOとは?


プロジェクトを成功に導くPMOとは①
プロジェクトをスムーズに進行させ、成果を出す。そのためには、進行役となるPM(プロジェクトマネージャー)が大きな役割を果たします。そのPMを補佐する「PMO(プロジェクト・マネジメント・オフィス)」の存在が、近年になって注目を集めています。
ここでは、PMOがどのような役割を担い、PMOの導入によってどのようなメリットが生じるのかをご紹介します。また、プロジェクトごとのPMOの関わり方やPMOの種類、PMOに求められるスキルや資格など、PMOの基礎知識を詳しく解説していきます。

PMOが担う役割は?

PMOとは、「Project Management Office」の略で、企業等におけるプロジェクト支援を、部署の枠を越えて行う組織です。社内に専任の部署を置くこともあります。ただ、従業員の経験や知識のみでは十分なマネジメントを行うことは難しい場合もあるので、多くは専門会社に依頼して、プロフェッショナルな人材を派遣してもらうという形をとります。

プロジェクトの成否はPM次第

近年、プロジェクト型経営が注目されています。目的と期間を明確に定め、その達成のためにスペシャリストを集結させて業務を進めるというスタイルです。
プロジェクト型経営では、KPI(重要業績評価指標)が明確になるので、意思決定がスピーディーになり、変化の激しい市場にも素早く対応できますから、その重要性は今後ますます高まっていくでしょう。
こうしたプロジェクト型経営を効果的に回していくためには、必要十分なスキルを備えたPMが必要ですが、日本ではまだまだこの点に弱みがあるようです。なかなかプロジェクトの成果を出せない、さらにはプロジェクトそのものが頓挫してしまう...ということも起こっています。

PMのパフォーマンス発揮を支援するPMO

プロジェクトを動かすPMは、意思決定のほかにも多くの実務をこなさなくてはなりません。そのため、本来のマネジメント業務に支障をきたしたり、意思決定が遅れたりといった弊害が起こります。プロジェクトの規模が大きくなり、関わる部署、参加するメンバーが増えるほど、そのリスクは高まるでしょう。 そうした障害を取り除くのがPMOの役割です。PMOの仕事は、プロジェクト全体の管理や必要な資金・人材などのリソースの調整、関係部署間のすり合わせ、ステークホルダーの利害調整など、実に多岐にわたります。
個々の参加メンバーが最高のパフォーマンスを発揮できる環境を整えるとともに、PMが本来の業務である意思決定に集中できる体制を整える。それがPMOの役割です。

PMとPMOの違い

PMとPMO。似た言葉であり、ともにプロジェクトを進行させるパートナー同士といえますが、その役割はまったく異なります。
PMにとって最も重要な仕事は、「スピーディーで正確な意思決定」です。いくら判断が速くても、それが誤っていたら大きなマイナスにつながりますし、正しい判断ができてもスピードが遅ければ、市場でのシェアを逃がすことにもなりかねません。速さと正確さを兼ね備えた意思決定、これがPMの責務です。
そのために動くのがPMOです。PMOは業務を通じ、さまざまな手法を用いて現場で起こっていることを可視化します。そして、精度の高い情報をスピーディーにとりまとめてPMに渡します。つまり、PMの意思決定を支援し、そのためのあらゆる業務を手掛けるのがPMOというわけです。

PMOの必要性

多くの企業で進められているプロジェクトにおいて、PMOを置く必要性はどこにあるのでしょうか。
PMには、社内の人材が起用されていることが多いかと思います。しかし、こうした人の中には、最初からPMを目指したわけではない人もいるはずです。何らかの教育・研修を受けたとしても、元々マネジメントのプロではありません。ですから、パフォーマンスの高低のほか、スキルの偏りも出てきます。

一方、PMOはマネジメントの専門職集団です。国際的に定められた知識体系を熟知し、高いレベルの実践力や調整能力を持ちます。こうしたプロフェッショナルが補佐することで、PMのスキルを補うことができます。
PMOはPMの作業負荷を軽くするという量的な面だけでなく、質的な面でもPMをしっかりサポートできるのです。

PMOを導入するメリット


プロジェクトを成功に導くPMOとは②

PMOをプロジェクトに加えることで生まれるメリットは、「経営視点でのメリット」と「現場視点でのメリット」の2つに分類できます。 PMOの導入で何がどう変わるのか、それぞれの視点から見たメリットをご説明しましょう。

経営視点でのメリット:意思決定の精度と速度の向上

PMOは、さまざまな価値をプロジェクトに提供しますが、それらのすべてはPMの意思決定をサポートすることが目的です。PMOを全社レベルで展開していけば、迅速かつ正確な経営判断に結びつき、市場の要求や環境の変化に素早く正確に反応できる能力を、組織が身につけることにつながります。これは、PMOがもたらす重要なメリットといえます。
また、プロジェクトの経験を重ねていくことでナレッジも積み上げられ、成功精度をますます高めていくことが可能です。

現場視点でのメリット:社内のしがらみに左右されにくい

どんな企業にも、良くも悪くも社内文化があり社風があります。そして、個々の従業員のあいだでは、役職やキャリアとは別に、上下関係や相性の良し悪しがあったりもします。そのため、「◯◯課長にはどうも物が言いにくい...」というような、プロジェクト進行の妨げとなるような遠慮が生まれたりします。メンバー間はもちろん、PMがこのような状況に陥っては、プロジェクトの進行にも悪影響が及んでしまうでしょう。
外部のPMOは良い意味で、派閥や力関係といった社内のメンバーとのしがらみがありません。これは、各部門間での事前の意見調整などを行う際にはとても有用です。

なぜ、PMOの導入に迷うのか?

経営側にも現場にも大きなメリットをもたらすPMOですが、すべての企業が導入に前向きであるわけではありません。
「うちには不要」と考える企業もありますし「導入してみたいけれど...」と迷う企業もあります。その理由はさまざまですが、主なものを挙げてみましょう。

理由1:コストがかかるのではないか?

一般の企業では、PM専業の人材はまずいません。先程ご説明したとおり、社内の人材から抜擢してPMにするという形が多いようです。しかし、何らかの教育や研修を受けているとしても、専業ではないのですから、現場でスキル不足が露呈してしまうこともあります。

一方、専門会社から派遣されたPMOはマネジメントの専門家であり、エキスパートです。必要なスキルを持ち、プロジェクトを円滑に進めることに特化しています。 多くのリソースを割いたプロジェクトが頓挫したり、特定のメンバーに負荷が集中したりといった事態を考えれば、導入コスト以上に得られるメリットは多いといえるのではないでしょうか。 また、「どうしてもコストのハードルが高い」という場合には、PMO業務の中から特定の業務のみを切り離して、請け負うサービスを提供する会社もあります。こうしたところから導入を始めてみるのもいいでしょう。

理由2:ツールの活用で対応できるのでは?

世の中には、さまざまなプロジェクト管理ツールが流通しています。機能も価格もまちまちですが、使いやすく高機能な製品が豊富にそろっているようです。これらのツールをうまく使えば作業効率が高まり、PMの負荷が軽くなるのではないか。それなら、わざわざPMOを導入することもないのでは...。そう感じるのも無理はありません。
しかし、ツールはツールに過ぎません。プロ仕様のフライパンを握ったからといって、誰もが一流のシェフになれるわけではないのです。そのツールをどう使い、知識や経験を活かしつつ、どう成果に結びつけるか。それが大事なところであり、PMOを活用する理由でもあるのです。

理由3:導入の目安がわからない

PMOの導入に踏み切るボーダーラインがどこにあるのかということも、悩みどころかもしれません。 「この規模のプロジェクトに、PMOが必要なのか?」と考え始めると、悩んだ末に「よくわからないから、やめておこう」となってしまうでしょう。しかし、結論をいえば、規模が小さくてもPMOを導入するメリットは必ずあり、その効果を実感できるはずです。PMOを一人プロジェクトにアサインするコストとマネジメントが機能せずにプロジェクト全体が1ヵ月遅延するコストと比べれば、どちらにメリットがあるのかは一目瞭然です。
「PMOに興味はあるが、使ったことがないから迷っている...」という場合には、まず試しに使ってみることです。一度使ってみれば、PMOがどんなものかがわかりますし、そのメリットも理解できるでしょう。

PMOのプロジェクトへの関わり方

PMOはPMを補佐する役割ですが、プロジェクトの内容によってポジションは異なり、決まった形というものはありません。
参考までに、プロジェクトの種類による代表的なPMOの関わり方をご紹介しましょう。

システム導入プロジェクト

ケース①「システム導入プロジェクト」のイメージ

システム導入においては、プロジェクトのオーナー(発注者)、プロジェクトを請け負うベンダー(一次受注者)、システムを開発する情報システム会社(二次受注者)のように、3社もしくは4社のプロジェクト体制がありえます。
PMOは、発注者や受注者である3社もしくは4社のどことでも契約する可能性があり、どの組織に対しても実行を支援します。

新規事業開発プロジェクト

ケース②「新規事業開発プロジェクト」

新規事業開発のようなケースでは、プロジェクトの責任者がPMを任されることが多くあります。そのPMは、役員あるいは事業部長クラスで、その下にはプロジェクトメンバーとして事業部、営業部、開発部など、多くの部門のスタッフが加わります。
PMOはPMの実行支援をしつつ、各部門と連携し、それぞれの利害関係を調整します。

組織改革プロジェクト

ケース③「組織改革プロジェクト」

組織改革のような経営直轄のプロジェクトではまず、PMである役員あるいは事業本部長クラスのサポートとしてPMOが入ります。さらに、プロジェクトに関わる複数の各部門の事業部長クラスのサポートのためにPMOとして入る場合があります。
PMOは、時には上位レイヤーと現場レイヤーで併存し、PMO同士が連携しながらプロジェクト全体の整合性をとり、成果へとつなげていきます。

PMOの種類

PMOは、その役割によって種類が細分化されています。
ここでは、株式会社マネジメントソリューションズで使っている職種をもとにご紹介します。


プロジェクトを成功に導くPMOとは③

プロジェクトアドミニストレーター(PJA)

プロジェクトアドミニストレーター(PJA)は、プロジェクトに関連して発生する、さまざまな管理業務や庶務的な作業を担当するポジションです。
会議日程の調整や準備、必要な情報の管理、スケジュールの更新など、一つひとつの作業は小さなものですが、いずれも滞ってしまうと生産性が大きく落ち、プロジェクトの進行に悪影響を与えます。PJAは、こうした業務を一手に引き受け、メンバーが効率良く動ける環境を用意する役割を担います。 ルーティンワークだけでなく、リーダー層からの多種多様な作業依頼にも応えていきますので、プロジェクト全体の状況を把握した上での臨機応変な対応が必要です。

プロジェクトコントローラー(PJC)

プロジェクトコントローラー(PJC)は、PMが意思決定にあたって必要な情報を、迅速に得られる環境を整えるポジションです。
うまくいかないプロジェクトでは、得てして「管理すること」が目的化してしまい、状況が正確に把握できていなかったり、重大な問題が埋もれてしまって検知できなかったりということが起こります。これでは、正しい意思決定を下すことなどできませんし、余計な時間と労力を使うことになってしまいます。 そうしたことのないよう、状況を可視化して数値情報に落とし込み、組織とプロジェクトが常に正しく見えている状態に保つことがPJCの役割です。プロジェクトの現場での、PMO機能の中核を担うポジションといえます。

プロジェクトマネジメントアナリスト(PMA)

プロジェクトマネジメントアナリスト(PMA)は、PJCから上げられたデータをもとに、分析やプランニングのほか、PMへの提案やアドバイスを行う、ヘッドクォーター的役割を担うポジションです。
分析によってプロジェクトに潜むリスクを事前に検知し、その監視を続けつつ予防策や対策を練る、リスクマネジメントも行います。 その役割のため、場合によってはメンバーに対して言いにくいことも言わねばならないケースが少なからずあります。それを聞き入れてもらうためには、日頃の言動によってメンバーやリーダー層からの強い信頼を得ておくことが重要です。

プロジェクトマネジメントコンサルタント(PMC)

プロジェクトマネジメントコンサルタント(PMC)は、PMの参謀としてプロジェクト全体を俯瞰し、リードしていくポジションです。
時にPMのメンターとしての役割も負い、PMO全体の統括も行います。PMCの業務は、各ステークホルダーへの根回しのほか、経営層へのレポートと意思決定支援など、PMOの中でも重責を担っています。また、PMとともにプロジェクトの将来を見据え、次のアクションのためのプランを構築したり、将来へ向けた準備をしたりと、幅広い視野と大局的な発想が必要です。 また、その役割から、マネジメントスキルだけでなく人間的な深さや広さが求められる職種でもあります。

PMOに求められるスキルや活かせる資格とは?


プロジェクトを成功に導くPMOとは①

最後に、PMOを導入するのではなく、「PMOを目指す」場合、どのようなスキルや資格が必要なのかを解説します。

PMOに求められるスキル

プロジェクトの進行のためには、キーパーソンは誰かを見極め、効率的かつ戦略的なコミュニケーションをとっていくことになります。そのためPMOには、コミュニケーション能力、調整力、政治力、人間観察力など、総合的な人間力が求められます。これは、上記でご紹介したどのポジションに就くにせよ変わりません。

PMOに必要な資格

PMOになる場合、持っておかなければいけない資格は特にありません。とはいえ、PMOは手掛けるプロジェクトを自分事と捉え、積極的に関わっていく姿勢が求められます。そのため、自分を磨くために資格取得を目指すという能動性は重要です。 例えば、世界的に普及しているプロジェクトマネジメント資格である「PMP(プロジェクトマネジメント・プロフェッショナル)」を取得していれば、大きなアドバンテージとなるでしょう。これは、プロジェクトマネジメントに関する国際資格であり、デファクトスタンダードとして、多くの国々で認知されています。

PMOの活用でプロジェクトの安定進行を

PMOはプロジェクトをスムーズかつ迅速に動かしていくための、あらゆるスキルを備えています。どのような業界、どのような組織であっても、その能力を存分に発揮することができるでしょう。
多くのリソースを投下して進められるプロジェクトだからこそ、万全を期して進めたいはずです。そんなとき、PMOはとても心強いサポーターとなります。「プロジェクトの進行が思わしくない」「次のプロジェクトは手堅く進めたい」といったときは、PMOを活用してみてはいかがでしょうか。

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